Kennst Du das auch? Dein E-Mail Posteingang quillt über. Zig Mails, die Du noch lesen musst oder aber schon kurz überflogen hast und noch beantworten willst.
Mails, die als wichtig markiert sind, weil Du Dir deren Inhalt merken möchtest. Und natürlich neue Mails. Um alles zu überblicken musst Du endlos scrollen.
Alles ist total unübersichtlich und gibt Dir ständig das Gefühl was zu übersehen. Da hilft nur eines:
Die Inbox braucht eine Radikal-Kur – alles muss raus!
Radikalkur
Als erstes löscht Du alle ungelesenen Mails, die älter sind als zwei Wochen. Wenn sich bis jetzt noch niemand beschwert hat, war der Inhalt wohl nicht so wichtig. Falls doch, wird sich der Absender wieder bei Dir melden.
Danach richtest Du Dir eine Regel ein, die alle Mails, in denen Du nicht im “An” stehst, sondern nur in “CC” sofort in einen speziellen “CC” Ordner verschiebt. Diese Mails sind per Definition nicht wirklich wichtig für Dich. Es hat lediglich jemand anderes entschieden, dass Dich das Thema vielleicht interessieren könnte. Deshalb hat er Dir eine Kopie der Mail zukommen lassen. Du könntest die Mails also auch einfach ungelesen löschen, aber das erscheint Dir am Anfang vermutlich etwas zu gewagt. Daher nimmst Du Dir einmal in der Woche die Zeit, Deinen “CC” Ordner grob zu überfliegen, falls sich doch etwas interessantes dort versteckt hat. Danach werden die gelesenen Mails entweder gelöscht oder in einen Ordner “Archiv Posteingang” verschoben.
Alle Mails, die direkt an Dich gerichtet sind, klickst Du ab sofort nur genau einmal an.
Wenn Du sie gelesen hast und eine Antwort erforderlich ist, dann beantwortest Du sie sofort. Geht das nicht, weil du dazu zum Beispiel erst recherchieren oder etwas fertigstellen musst, notierst Du Dir die Aufgabe und schiebst die Mail in Dein “Archiv Posteingang”.
Enthält die Mail eine wichtige Information, die Du oder Dein Team jederzeit nachlesen können möchtest, notierst Du den Inhalt in einem digitalen Notizbuch oder einem Wiki auf das alle Zugriff haben und löscht oder archivierst die Mail im “Archiv Posteingang”.
War die Info nicht so wichtig, wird die Mail ebenfalls sofort gelöscht oder im “Archiv Posteingang” aufbewahrt.
Nie wieder Unterordner!
Komme bloß nicht auf den Gedanken, Dir viele Unterordner für verschiedenste Themen anzulegen und die Mail fein säuberlich in diese Ordner zu verschieben. Das funktioniert nur genau so lange, bis die erste Mail kommt, die thematisch in mehr als einen Ordner gehören könnte. Jetzt weißt Du nicht wohin damit. Sehr nervig.
Besser ist es die Mails mit sogenannten “Labels” oder “Tags” zu versehen. Das sind Schlagworte, die die Mail einem oder mehreren Themen zuordnen. Danach kannst Du später sehr bequem suchen und findest dann alle Mails zu diesem Thema. Viele Mailprogramme bieten diese Möglichkeit an. Aber auch ohne diese Schlagworte kannst Du mit Hilfe der Volltextsuche, über die inzwischen jedes aktuelle Mailprogramm verfügt, die gesuchte(n) Mail(s) aus Deinem Archivordner jederzeit wiederfinden.
Wenn Du so vorgehst, hast Du am Abend immer ein leeres Postfach und nie wieder das Gefühl, etwas zu übersehen!
Tipp
Je weniger Mails Du selber schreibst, desto weniger Mails wirst Du auch bekommen. Überlege Dir also zukünftig genau, ob die Mail, die Du gerade schreiben möchtest, wirklich wichtig ist. Und verzichte auf große Verteiler. Adressiere nur diejenigen, die den Inhalt Deiner Mail wirklich lesen müssen.
Im nächsten Beitrag erfährst Du wie sich Dein Team ganz unkompliziert immer auf dem Laufenden halten kann, auch wenn ihr nicht im selben Büro arbeitet!
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