Elefanten verspeist man nicht am Stück! – Business Agilität

Wenn wir im Job an Optimierung denken, dann fangen viele Menschen reflexartig an, darüber nachzudenken, wie sie die Arbeit in ihrem direkten Umfeld noch effizienter gestalten könnten. 

 

Wo lässt sich Zeit einsparen? Wir leben doch in einer sich exponentiell beschleunigenden Welt – da kommt es in sehr vielen Branchen darauf an, schneller zu sein, als der Wettbewerb.

 

Ich schreibe heute darüber, warum Du Dir bei Deiner Arbeit ruhig mehr Zeit nehmen kannst, wenn Du schneller werden möchtest. Und natürlich löse ich auch noch auf, was das mit Elefanten zu tun hat.

Business Agilität versus Team Agilität

Wenn wir an Agilität denken, dann haben wir häufig Konzepte wie Scrum oder Kanban im Blick, die darauf abzielen die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams zu optimieren. Dieses Ziel die Zusammenarbeit in Teams zu optimieren ist ganz sicher sehr wichtig. Wir sprechen dabei von Team Agilität.

Was dabei gerne übersehen wird, ist die Tatsache, dass die Geschwindigkeit, in der Prozesse innerhalb eines Teams ablaufen gar nicht so sehr entscheidend für die gesamte Wertschöpfung in einem Unternehmen sind. 

Wahrscheinlich kennst Du es auch: Du arbeitest an einem Thema bis Du zu einem Punkt kommst, an dem Du darauf warten musst, dass jemand anderes – häufig aus einem anderen Team – seinen Teil zur Wertschöpfung beiträgt. Die Wartezeit nutzt Du für die Arbeit an einem anderen Thema. Auch dort bist Du irgendwann auf Zuarbeiten angewiesen und beginnst noch ein weiteres Thema.  Kaum jemand erlebt im Alltag tatsächlich die ideale Situation sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren zu können und diese an einem Stück von vorne bis hinten bearbeiten zu können.

Diese Zeiten, in denen wir darauf warten, dass jemand anderes uns eine Information oder den nächsten Arbeitsschritt liefert, damit wir weiter arbeiten können, addieren sich häufig auf 80% der gesamten Durchlaufzeit. Wenn wir also nur 20% der gesamten Zeit wirklich mit wertschöpfender Arbeit verbringen, dann ist das Potential der Team Agilität zur Verringerung der Durchlaufzeit recht gering.

Business Agilität zielt darauf ab, die Wartezeiten zu verringern, in dem die Zusammenarbeit zwischen den an der Wertschöpfung beteiligten Teams optimiert wird. Außerdem hilft sie, unnötigen Aufwand zu erzeugen, der durch lokale Optimierung entstehen kann. Was hilft es, wenn Team A sich soweit optimiert, dass es immer schneller seinen Teil der Arbeit erledigt, wenn Team B gar nicht hinterherkommt, den nächsten Schritt im Prozess umzusetzen? Team A hat dann sehr viele halbfertige Dinge produziert und Team B sieht sich vor einem riesigen Stau im Zulauf zu den eigenen Aufgaben. Diese halbfertigen Produkte haben Geld gekostet, erzeugen aber noch keinen Wert für den Kunden. Sie werden zur Belastung für das Unternehmen.

80% der Durchlaufzeit besteht aus Wartezeit. Erst wenn alle Arbeits- und Wartezeiten durchlaufen sind, wird Geld verdient.
Die Durchlaufzeit ergibt sich aus der Summe der Arbeits- und der Wartezeiten.
 

Das Koordinationsdilemma der Business Agilität

Wenn mehrere Teams ihre Aktivitäten koordinieren möchten, dann müssen sie über die Aufgaben der jeweils anderen Teams informiert sein. Viele Teams machen ein Daily Stand-Up Meeting, um sich über den Status der eigenen Arbeit auf dem Laufenden zu halten. Es könnte also jedes Team nicht nur ein eigenen Stand-Up abhalten, sondern zusätzlich auch Vertreter zu den anderen beteiligten Teams entsenden. Bei 6 Teams bedeutet das die Teilnahme an 6 Stand-Ups. Für jedes der 6 Teams.

Das wird schnell sehr unübersichtlich! 

jedes Team muss sich mit jedem weiteren austauschen. Es entstehen 6 Stand-Ups je Team!
6 Daily Stand-Ups je Team
 

Ein Koordinationsboard löst das Dilemma

Anstelle dieser vielen Stand-Ups und des Besuchs von so vielen verschiedenen Boards, die alle sehr viel detailliertere Infos enthalten, als für die reine Koordination der Zusammenarbeit notwendig wäre, lässt sich ein übergeordnetes Board implementieren.

Auf diesem Board werden keine klassischen Tickets mit kleinteiligen Aufgaben bewegt, die sich sehr schnell über das Board bewegen. Stattdessen sieht man hier eher größere Storys oder Epics. Diese Storys bewegen sich über die Spalten des Koordinationsboards entlang der dort abgebildeten Wertschöpfungskette. Es findet also neben dem teaminternen Daily Stand-Up nur noch ein weiteres Stand-Up am Koordinationsboard statt, zu dem Vertreter aller Teams zusammen kommen. Je nach Geschwindigkeit und Häufigkeit der Änderungen der Informationen am Board ist es dabei möglicherweise sogar ausreichend sich nicht täglich dort zu treffen, sondern nur zwei oder dreimal in der Woche.

Das Koordinations Kanban Board ist mit den operativen Kanban Boards der Teams verbunden
Das Koordinationsboard ermöglicht ein gemeinsames Stand-Up
 

So funktioniert das Zusammenspiel zwischen den Boards

Die großen Tickets auf dem Koordinationsboard bezeichne ich gerne als Elefanten. Sie wandern gemächlich von To Do entlang der Wertschöpfungskette über das Board, bis sie bei Done angekommen sind und einen Wert für Deinen Kunden erzeugt haben.

Auf den operativen Boards in den Teams werden diese Elefanten in handliche kleine Teile zerlegt. Aufgaben in der für ein operatives Board üblichen Größe. Diese Teile wandern dann einzeln über das operative Board und werden am Ende des teaminternen Prozesses gesammelt, bis der Elefant wieder vollständig zusammengesetzt ist. Der fertige Elefant wird an das Koordinationsboard zurückgemeldet und wandert dort eine Spalte weiter.


Tipp

Diese Logik lässt sich noch weiter fortführen. Eventuell gibt es in Deinem Unternehmen mehrere Koordinationsboards. Diese lassen sich dann mit einem Board auf Portfolio Ebene zusammenführen. Dort wird die Strategie des Unternehmens über die Strategischen Ziele mit dem Kanban System verheiratet. Die Tickets dort sind dann größere (Teil-)projekte.

 

Falls Du mit Deine Team über das Thema sprechen möchtest, hilft Dir hoffentlich diese Präsentation dabei!

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