Fange später an, wenn Du früher fertig sein möchtest! – FedEx-Day

Vor langer Zeit habe ich hier mal einen Artikel über Multitasking veröffentlicht. Multitasking ist böse heißt der. 

Heute möchte ich Dir passend dazu eine Methode vorstellen, die Dir hilft Multitasking zu vermeiden und gleichzeitig schneller zu hervorragenden Ergebnissen zu kommen!

Lies weiter, wenn Du neugierig bist und wissen möchtest, was das mit FedEx zu tun hat!

Multitasking ist böse – eine kurze Wiederholung

Weißt Du noch, warum Multitasking so böse ist? Jeder Kontextwechsel kostet Dich richtig viel Produktivität. Sobald Du eine Aufgabe unterbrichst, musst Du dafür sorgen, dass Du sie in einem stabilen Zustand hinterlässt. Du musst Dich in das neue Thema hineindenken und allmählich wieder in den Flow kommen. Beim Weg zurück zur ersten Aufgabe wiederholt sich das Ganze.

 

Wie sich das auswirkt kannst Du Dir in diesem PDF noch einmal kurz zusammengefasst ansehen:

Das leidige Thema mit den Terminserien…

Du kennst das bestimmt. Sobald ein Projekt die Mitarbeit relativ vieler Menschen erfordert wird es mit der Terminfindung wirklich schwierig. Deshalb richtet man dafür dann gerne Serientermine ein. 90 Minuten alle zwei Wochen. Mehr geht nicht. Die Kalender sind ja schon alle so voll!

 

Die Folge ist, dass in diesen 90 Minuten die ersten 20 Minuten dafür drauf gehen, dass alle versuchen sich daran zu erinnern, was beim letzten Mal der Stand gewesen ist. Dann ärgert man sich eine viertel Stunde damit herum, dass die Hausaufgaben vom letzten Mal nicht gemacht wurden. Es wird ein bisschen am Thema gearbeitet und dann müssen auch schon wieder Hausaufgaben für die Zeit bis zum nächsten Meeting vergeben werden – die vermutlich eh nicht vollständig erledigt werden.

 

So zieht sich das Projekt über 6 Monate hin, bis es endlich fertig ist.

Später anfangen, um früher fertig zu werden

In diesen 6 Monaten hattet ihr so ca. 10 Meetings in denen jeweils maximal 60 Minuten wirklich produktiv waren.

 

Wie wäre es wenn Du diese Zeit bündeln und mit allen gemeinsam in einem Stück arbeiten könntest? Es gäbe vollen Fokus auf das Thema. Keine Kontextwechsel. Keinen Ärger über nicht erledigte Hausaufgaben. Keine Statusberichte. Keine nervigen Nachfragen von irgendwelchen Stakeholdern.

 

Unvorstellbar? Glaube ich nicht! Gucke Dir das mal an:

Der FedEx Day

Die Methode FedEx Day hat tatsächlich ihren Namen von dem Paketdienstleister FedEx, der als einer der ersten (oder sogar als erster überhaupt?) versprach, Pakete innerhalb von 24 Stunden nach Einlieferung an den Kunden auszuliefern.

 

Genau diese 24 Stunden gaben der Methode ihren Namen.

 

Ein FedEx Day beginnt an einem Mittag um 12 Uhr und endet am folgenden Mittag wieder um 12 Uhr. In der Zeit dazwischen arbeitet eine Projektteam konzentriert gemeinsam an einer Aufgabenstellung. Der FedEx Day endet mit einer Präsentation der Ergebnisse vor den Stakeholdern.

 

Es gibt keinerlei Vorgaben, wie diese 24 Stunden zu organisieren sind. Das Team entscheidet, wann und ob es Feierabend macht. Ob alle zwischendurch nach Hause fahren oder ob sie sich im Projektraum Schlafsäcke ausrollen oder welche Methoden sie anwenden wollen.

 

Wichtig ist nur, dass die Aufgabe am Ende erledigt ist.

Umsetzung

Du hörst schon den Betriebsrat aufschreien? Ja, das ist in größeren Unternehmen nicht unwahrscheinlich. Außerdem gibt es Gesetze, die mehr als 10 Stunden Arbeit am Stück verbieten und Ruhezeiten vorschreiben. Das alles passt nicht gut zu der Idee. Aber man muss ja auch nicht alles wörtlich nehmen!

 

Wie wäre es anstelle eines FedEx Days mit einem Workshop im FedEx Gedanken? Ein Workshop über zwei Tage (gegebenenfalls auch länger) jeweils innerhalb der normalen Arbeitszeiten, aber an einem Ort, in dem das Team komplett ohne Ablenkungen an seinem Thema arbeiten kann. Klingt gut oder?

Später anfangen, um früher fertig zu werden

„Die kriege ich doch nie alle für zwei ganze Tage aus ihrem Tagesgeschäft losgeeist!“ Doch! Das geht. Nur nicht nächste Woche. Wenn Du Deinen FedEx Workshop mit ausreichen Vorlauf planst – zwei, drei Monate im Voraus. Dann können das alle einplanen und es kann wirklich funktionieren! 

 

Du kannst die Zeit bis zum Workshop nutzen, Informationen zusammenzutragen, den Raum und Material zu besorgen. Vielleicht engagierst Du noch einen Coach oder Facilitator der euch durch den Workshop hilft?

 

Ihr fangt zwar erst in drei Monaten an, seid danach aber auch fertig! Das ist immer noch drei Monate früher, als in dem Szenario mit den 14-tägigen Terminen über einen Zeitraum von 6 Monaten!


Tipp

Diese Methode ist zwar auf den zweiten Blick logisch, aber auf den ersten Blick erst einmal paradox. Warum sollte ich später anfangen, wenn ich früher fertig sein möchte? Daher solltest Du das einmal mit einem Thema üben, dass nicht die allergrößte Priorität hat, aber dennoch wichtig erscheint. Es muss so wichtig sein, dass alle Beteiligten motiviert sind, mit zu arbeiten und gleichzeitig so „ungefährlich“, dass sie sich auf den neuen Ansatz einlassen.

 

Wenn Du dabei Unterstützung brauchst oder einen Sparringspartner suchst, dann melde Dich gerne bei mir!


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