Multitasking ist böse

Kennst Du das? Irgendwie sind 1000 Sachen gleichzeitig zu erledigen und Du weißt nicht, wo Dir der Kopf steht?

 

Das passiert vielen von uns gar nicht so selten! Da will eine Präsentation fertig gemacht werden, ein Lieferant oder Kunde ruft an und der Chef steht vor dem Schreibtisch und braucht „mal eben eine kleine Auswertung“.

 

So richtig produktiv fühlst Du Dich in so einer Situation nicht! Aber was passiert da eigentlich und kannst Du etwas dagegen tun? Ich denke schon!

Multitasking

Angeblich können ja speziell Frauen alles mögliche gleichzeitig machen! Aber auch einige Männer behaupten, sie könnten das. Tatsächlich ist das aber leider nicht möglich. Bewusst und konzentriert können Menschen immer nur genau eine Aufgabe zur Zeit bearbeiten. Manchmal fühlt sich das anders an, wenn wir zum Beispiel Autofahren und uns dabei angeregt mit dem Beifahrer unterhalten. Wenn wir die Strecke kennen und wenig Verkehr ist, dann geht das tatsächlich recht gut. Wir fahren quasi per Autopilot und konzentrieren uns auf das Gespräch. Aber wehe wir kennen uns in der Gegend nicht besonders gut aus oder es ist viel los! Schnell verpassen wir dann eine Abzweigung, übersehen einen Radfahrer oder fahren doch schneller, als erlaubt. 

Kontextwechsel

Kümmern wir uns parallel um mehrere Themen, so sind wir ständig gezwungen zwischen diesen Themen hin und her zu wechseln. Jeder dieser Kontextwechsel stört unseren Arbeitsfluss. Wir müssen die Aufgabe, an der wir gerade noch arbeiten so unterbrechen, dass wir anschließend weitermachen können und nicht alles bisher erreichte verloren ist. Auf die neue Aufgabe müssen wir uns erst einstellen. Manchmal ist dazu nicht viel nötig – den Satz zu Ende schreiben, das Telefon annehmen, zwischendurch einmal tief durchatmen. Aber in jedem Fall kommen wir aus dem Arbeitsfluss. 

Produktivitätsverlust

Angeblich kostet jede weitere Aufgabe die wir im Wechsel mit der ersten durchführen etwa 20% unserer Produktivität!

Nehmen wir mal ein ganz einfaches Beispiel. Du hast eine Reihe von Aufgaben zu erledigen, die jede für sich genommen je einen Tag Arbeit erfordern würde.

Arbeitest Du nur an einer solchen Aufgabe, kannst Du sie morgens beginnen und bist am Abend damit fertig. Du kannst 100% Deiner Zeit produktiv auf diese Aufgabe verwenden.

Arbeitest Du ein zwei solchen Aufgaben im Wechsel (parallel geht ja nicht), musst Du mit etwa 20% Zeitaufwand für das Bewältigen der Kontextwechsel rechnen. Du verwendest also nur noch 40% Deiner täglichen Arbeitszeit produktiv für jeweils eine der beiden Aufgaben!

Bei drei Aufgaben sind es nur noch 3x 20% produktive Zeit und insgesamt 40% für unproduktive Kontextwechsel. In diesem Modus schaffst Du gerade einmal drei von diesen Aufgaben, die eigentlich jeweils einen Tag dauern sollten, in einer Woche!

Auswirkungen

Natürlich wissen alle diejenigen, die auf die Erledigung dieser Aufgaben warten, dass so eine Aufgabe eigentlich nur etwa einen Tag dauert. Sie werden also schon nach kurzer Zeit ungeduldig und fangen an, nachzufragen, wo denn die Ergebnisse bleiben. Letztendlich bedeutet das wieder Kontextwechsel. Du musst ja auf diese Fragen reagieren. Du bist gestresst, brauchst dringend eine Pause und holst Dir erstmal einen Kaffee.

Leider bleibt es vermutlich nicht bei den drei Aufgaben für diese Woche und Du musst auch noch Überstunden dranhängen oder hoffen, dass es auch noch reicht, nächste Woche zu liefern. Nur leider kommen dann ja schon wieder neue Themen auf Deinen Tisch!

Später anfangen, um früher fertig zu werden!

Das klingt erst einmal widersinnig! Ich werde doch nicht früher fertig, wenn ich später mit der Aufgabe anfange? Doch! Genau so funktioniert das!

Wenn Du am Montag drei von diesen Tagesaufgaben beginnst und sie schön gleichmäßig im Wechsel bearbeitest, damit jeder zu seinem fairen Anteil an Deiner Arbeitskraft kommt, dann sind alle diese drei Aufgaben irgendwann im Laufe des Freitags fertig, denn Du hast fünf Tage à 20% Produktivität für jede dieser Aufgaben zur Verfügung.

Hättest Du aber immer nur eine Aufgabe zur Zeit erledigt, wäre die erste Aufgabe am Montagabend fertig, die zweite am Dienstag und die dritte am Mittwoche. Donnerstag und Freitag könntest Du frei nehmen oder aber zwei weitere Aufgaben erledigen!

Die Aufgabe, die am Mittwochabend fertig wird, hast Du also zwei Tage später begonnen und sie dennoch zwei Tage früher fertiggestellt, als im ursprünglichen Szenario!

Realitätscheck

Selbstverständlich ist es eher unwahrscheinlich, dass alle Deine Aufgaben gleich groß sind. Es ist auch unwahrscheinlich, dass Du alle Aufgaben wirklich in einem Rutsch erledigen kannst, denn oftmals wirst Du auf andere Menschen angewiesen sein, die Dir Fragen beantworten oder ihrerseits Teile zur Erledigung der Aufgabe beisteuern müssen. 40% mehr Produktivität wie im Beispiel – und das auch noch ohne eine einzige Überstunde – sind im Alltag sicher eher unwahrscheinlich. Aber dennoch kannst Du etwas tun, um Deine Situation zu verbessern!

Mache Deine Aufgaben sichtbar!

Mache Deine Aufgaben sichtbar! Nutze dafür Post-Its, auf denen Du Deine Aufgaben notierst und hänge diese an eine Wand an Deinem Arbeitsplatz. Sortiere die Aufgaben dort in der Reihenfolge, in der Du sie bearbeiten möchtest. Wenn dann eine neue Aufgabe kommt, kannst Du sie in diese Liste einreihen. Vielleicht hast Du auch gar nicht so viele Auftraggeber – dann könnte es helfen, ihnen diese Liste zu zeigen, damit sie zumindest für die von ihnen gestellten Aufgaben mit Dir in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. So sehen sie direkt die Auswirkungen ihrer neuen Anforderungen. 

Arbeite dann die Aufgaben so konsequent wie möglich in der Reihenfolge dieser Liste ab. So kommst Du dem Ideal immer nur eine Aufgabe zur Zeit zu erledigen schon recht nahe!


Tipp

KanbanScrum und die Zero Inbox sind Methoden bzw. Workhacks, die Dir und Deinem Team helfen können, Multitasking zu vermeiden. Auch ein Daily Standup kann dabei sehr gut unterstützen!

Wenn Du möchtest, unterstütze ich Dich gerne dabei, die für Dich richtige Methode zu finden. Melde Dich einfach bei mir!


Beim nächsten Mal verrate ich Dir, was italienische Tomaten und eine Küchen-Eieruhr mit dem Thema von heute zu tun haben und wie sie Dir helfen können, Multitasking zu reduzieren.

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