Das machen wir jetzt anders! – Delegation Board

Unter „Delegieren“ wird häufig die vollständige Übertragung eine Entscheidung an jemand anderen verstanden. Die Entscheidung ist damit komplett aus den eigenen Themen herausgenommen. So eine Übergabe erscheint dann gerne mal als ein sehr großer Schritt. Das wiederum kann dazu führen, dass Entscheidungskompetenzen entweder gar nicht abgegeben werden oder aber dass die Person, die die Entscheidungen zukünftig treffen soll, sich damit überfordert und unsicher fühlt.

Aber muss das wirklich so sein? Nein! Man kann Delegation durchaus sanfter angehen, mit etlichen Grautönen zwischen Schwarz und Weiß. Die Management30 Gruppe hat dazu ein paar gute Ideen. Eine davon, das Delegation Board stelle ich heute vor.

Bevor ich das Delegation Board an sich vorstelle, erzähle ich Dir, wie die oben beschriebenen Abstufungen beim Delegieren von Entscheidungen aussehen könnten. Dabei nimmt von Stufe 1 bis hin zu Stufe 7 die Beteiligung desjenigen, der delegiert, immer weiter ab.

Ich entscheide ganz alleine. Ich verkünde das Ergebnis meiner Überlegungen. Fertig.
Auf unserer schwarz-weiß Skala sind wir hier bei Schwarz.

Ich entscheide, lasse die Entscheidung aber nicht einfach so im Raum stehen, sondern versuche Dich von der Richtigkeit der Entscheidung zu überzeugen. So verstehst Du meine Beweggründe besser.

Bevor ich entscheide, hole ich mir Meinungen und Rat ein. Die Entscheidung treffe am Ende aber ich. Du hast also die Möglichkeit meine Entscheidung zu beeinflussen.

Wir entscheiden gemeinsam.

Ein neutrales Grau auf unserer schwarz-weiß Skala.

Ich berate Dich, lasse Dich meine Ideen und Meinungen wissen. Die Entscheidung triffst aber Du.

Du triffst die Entscheidung. Ich frage aber im Nachgang, wie Du entschieden hast.

Du entscheidest alleine. Ich möchte nicht einmal mehr informiert werden.

Das weiße Ende unserer schwarz-weiß Skala.

Sicher ist es Dir schon aufgefallen. In den Abstufungen von 1 bis 3 wird die Entscheidung vom bisherigen Entscheider nicht abgegeben. Dennoch steigt die Beteiligung des neuen Entscheiders an der Entscheidungsfindung von Stufe zu Stufe.

In Stufe 4 sind sowohl der bisherige Entscheider, als auch der neue Entscheider gleichberechtigt involviert. Beide einigen sich am Ende auf eine Entscheidung, die beide tragen können und entscheiden gemeinsam.

Ab Stufe  6 übernimmt der neue Entscheider und der bisherige Entscheider zieht sich mehr und mehr zurück. Bis am Ende in Stufe 7 Entscheidungen getroffen werden, von denen er gar nichts mehr erfährt.

Im Alltag sind viele Entscheidungen zu treffen. Da ist es nicht sinnvoll, alle Entscheidungen nach dem selben Muster zu fällen. Je mehr Fachkompetenz der neue Entscheider für das jeweilige Thema hat, desto höher kann die Delegationsstufe sein, mit der ihm die Entscheidungskompetenz übertragen wird.

Bis hierhin sieht das vermutlich noch ganz klar und übersichtlich aus. Aber woher wissen wir denn, welche Entscheidung nach welcher Spielregel getroffen wird? Und wird die Beratung (Stufe 5) des bisherigen Entscheiders auch wirklich so verstanden oder drückt er sich unglücklich aus und wirkt als würde er seine Entscheidung verkaufen wollen (Stufe 2)? 

Da kann das Delegation Board behilflich sein.

Wie so häufig hilft es auch hier, Dinge sichtbar zu machen. Nimm Dir ein White-Board, eine Meta-Plan Wand oder einfach nur ein paar Haftnotizen und eine freie Wand und bereite dort eine Tabelle mit 8 Spalten vor.

Spalte 1 bekommt die Überschrift „Entscheidung“ und die Spalten 2 bis 8 bekommen als Überschriften die oben beschriebenen sieben Abstufungen der Entscheidungs-Delegation.

Schreibt in die erste Spalte das Thema, das zu entscheiden ist. Zum Beispiel „Urlaub oder sonstige freie Tage“. Dann überlegt ihr, wie entschieden werden soll. In diesem Fall spielt es sicher eine Rolle, wie eure Vertreter-Regelung aussieht.

Wenn es da zum Beispiel eine 1:1 Beziehung zwischen zwei Menschen im Team gibt, ist vermutlich „Einigen“ (Stufe 4) eine gute Idee. Notiert also in der entsprechenden Spalte, dass sich diejenigen, die sich gegenseitig vertreten abstimmen müssen.

Andere Themen könnten zum Beispiel Budget-Entscheidungen, Prozess-Änderungen oder die Einstellung von neuen Teammitgliedern sein. Dir fällt dazu bestimmt was ein.

Wann immer eine Situation entsteht, in der nicht ganz klar ist, wer auf welche Art zu entscheiden hat, kann das Board um eine neue Zeile ergänzt werden. Zukünftig hilft dann ein Blick auf das Board um Klarheit zu schaffen.

Dadurch, dass die sieben Abstufungen am Board allen Beteiligten bekannt sind, wird es auch einfacher mit Missverständnissen oder Über- bzw. Unterforderung umzugehen. Wenn Du mal wieder „Verkaufen“ hörst und eigentlich eher ein „Beraten“ erwartet hättest, frage doch einfach nach: „Für mich hört sich das an, als wolltest Du mir eine Entscheidung verkaufen, die Du schon getroffen hast. Ist das auch so gemeint?“

Und natürlich solltet ihr regelmäßig überprüfen, ob die am Board dokumentierten Entscheidungswege noch richtig sind. Vielleicht kann die eine oder andere Entscheidung stärker delegiert werden? Vielleicht wäre aber an einer Stelle auch etwas weniger Delegation ganz angemessen, weil der neue Entscheider sich in der neuen Rolle nicht sicher fühlt? 

Dazu eignet sich eine Retrospektive ganz hervorragend.

Hoffentlich hilft Dir dieser Beitrag. Ich starte jetzt erst langsam ins neue Jahr, daher stehen die Themen für meine nächsten Blog-Artikel noch nicht. Hast Du ein Wunschthema? Dann lasse es mich gerne wissen!

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