Kamishibai

Immer wieder fragen mich Teams, ob es wirklich sinnvoll ist, für ihr Kanban Board Tickets für Aufgaben zu schreiben, die immer wiederkehren. Immer die gleichen Tickets.

 

Häufig sind das Aufgaben, die sicherstellen, dass bestimmte Checks regelmäßig gemacht werden. 

 

Sowas wie: Wurde in dieser Woche schon geprüft, ob alle Lieferanten ihre Aufträge ausgeliefert haben?

Ist unser Code entsprechend unserer Konventionen geschrieben?  Welche Schritte wollten wir noch alle einhalten, um unseren Jahresabschluss sauber über die Bühne zu bringen (der letzte ist schon so lange her…)?

 

Irgendwie passt das nicht gut zu Kanban. 

Kamishibai

… und schon wieder ist Toyota schuld! Auch Kamishibai ist, wie z.B. auch Kanban, bei Toyota in der Produktion entwickelt worden. Kamishibai hat zum Ziel, sicherzustellen, dass Audits – also Sicherheitschecks und Qualitätskontrollen – regelmäßig durchgeführt und deren Ergebnisse transparent für alle Teammitglieder visualisiert werden.

Möglicherweise arbeitest Du nicht in einem Produktionsbetrieb und fragst Dich jetzt, was Dir Kamishibai denn dann bringen soll? Gibt es bei Dir Routinen, die regelmäßig durchgeführt werden müssen, die lästig sind, aber leider wichtig für die Qualität der Ergebnisse der Arbeit Deines Teams? Ist es auch bei Dir so, dass niemand so richtig Lust auf diese Arbeiten hat? Werden sie daher nach einer Weile gerne mal schleifen gelassen? Oder habt ihr sie einem Teammitglied aufs Auge gedrückt, damit es sich darum kümmert und genau das nicht passiert

Siehst Du – fühlt sich nicht gerade agil und nach Teamarbeit an. Du brauchst eine Idee, wie man das anders lösen kann!

Kamishibai – Visualisierung von Aufgaben

Damit Dein Team Verantwortung für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben übernehmen kann, hilft es, wenn alle immer vor Augen haben, was zu tun ist. So muss nicht einer alleine die Verantwortung übernehmen und sicherstellen, dass alles zuverlässig erledigt wird. Dabei hilft Kamishibai.

Kamishibai – Geschichten für Kinder

Der Name Kamishibai ist abgeleitet von Karten zum Geschichtenerzählen. Auf der einen Seite ist ein Bild – die Seite zeigen die Eltern in Japan ihren Kindern. Auf der Rückseite steht der Text, der den Kindern vorgelesen wird. Mehrere Karten ergeben eine Geschichte.

Kamishibai – Kinderleicht gemacht

Kamishibai ist ziemlich einfach. Es geht darum, Aufgaben, die immer wieder erledigt werden müssen, sichtbar zu machen. Aufgaben, die z.B. an bestimmten Wochentagen oder in bestimmten Monaten im Jahr erledigt werden müssen. 

Damit jeder im Team sehen kann, wann welche Aufgabe dran ist, brauchst Du ein Board mit je zwei Haken für jeden Wochentag oder für jeden Monat. Die Aufgaben schreibst Du auf Karten, die an diese Haken gehängt werden. An einem der beiden Haken hängen jeweils die unerledigten Aufgaben. Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, wird sie auf den anderen Haken bewegt. 

Die Karten werden am Anfang der Woche, bzw. am Anfang des Jahres auf die „unerledigt“ Haken des jeweiligen Wochentages oder Monats gehängt. Im Laufe der Zeit wandern alle Karten von „unerledigt“ zu „erledigt“. So kann jeder jederzeit mit einem Blick sehen, was noch zu tun ist!

 

Die Karten

Auf die Vorderseite der Karten schreibst Du den Titel der Aufgabe. Auf der Rückseite beschreibst Du, was zu tun ist. So kann auch jemand, der sich sonst nicht um genau diese Aufgabe kümmert, nicht so leicht etwas falsch machen.

Wenn es bei der Aufgabe um eine Art Test geht, der positiv oder negativ ausgehen kann, könnte es eine gute Idee sein, eine Seite der Karte rot und die andere grün zu gestalten. So kannst Du sie je nach Ausgang des Tests auf den „Erledigt“-Haken mit der grünen oder der roten Seite nach vorne hängen.

Da die Karten immer wieder verwendet werden, ist es sicher sinnvoll sie zu laminieren. Dann halten sie länger.

Das Board

Die einfache Variante besteht nur aus dem Bereich mit den Haken. Sie reicht aus, wenn die Aufgaben in erster Linie rechtzeitig erledigt werden müssen.

Wenn die Aufgaben Tests bzw. Checks sind, dann wird ein Test mit negativem Ergebnis sicher nicht einfach so hingenommen werden können. Es muss etwas unternommen werden, damit das nicht wieder vorkommt. Für so ein Szenario wäre es hilfreich, wenn Dein Board auch einen Bereich hätte, auf dem Du notieren kannst, welche Maßnahme deswegen unternommen wurde. So kann jeder nicht nur erkennen, dass der Test fehlgeschlagen ist, sondern auch, wie damit umgegangen wurde.

Kamishibai – Teamwork

Mit Kamishibai kann auch ein Team mit vielen Routine-Aufgaben als echtes agiles Team funktionieren. Jedes Teammitglied weiß jederzeit, was noch zu tun ist und kann sich eine der offenen Aufgaben nehmen und sie erledigen. So müssen Aufgaben nicht mehr zwingend an einzelne Personen gebunden werden, nur um sicherzugehen, dass sie nicht übersehen werden.

Durch die Kurze Anleitung auf der Rückseite ist sichergestellt, dass die Qualität der Ausführung einheitlich ist – egal wer die Aufgabe übernimmt.


Tipp

Vermutlich besteht Dein Alltag nicht nur aus Checks und sich wiederholenden Aufgaben. Daher wird Kamishibai nicht die Lösung sein, um alle Aufgaben in Deinem Team zu organisieren. Du kannst es aber hervorragend als Ergänzung zu Scrum oder Kanban nutzen. Und auch bei Kamishibai gilt: Mache regelmäßig eine Retrospektive, in der Dein Team darüber spricht, was gut funktioniert und was nicht so gut funktioniert. Bei Bedarf passt ihr euren Prozess, das Board oder die Karten dann einfach an.


Beim nächsten Mal erzähle ich, wie ich neulich gleichzeitig mit Teilnehmern in Hamburg und in Heidelberg Design Thinking gemacht habe. 

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