R.O.T.I. – Return On Time Invested

Dein Meeting ist vorbei. Du konntest Deine Agenda so umsetzen, wie Du es Dir gedacht hast.

Das fühlt sich für Dich ganz gut an. Aber wie ist es für die Teilnehmer gewesen? Sind sie auch zufrieden? Das ist gar nicht immer leicht zu erkennen. Denn selbst wenn vielleicht die Ergebnisse noch nicht perfekt sind, können die Teilnehmer ja dennoch den Eindruck haben, ihre Zeit gut und sinnvoll eingesetzt zu haben. Aber wie erkennst Du das?

Dafür gibt es einen einfachen Workhack: Den R.O.T.I. . Das steht für Return On Time Invested.

Ziel des R.O.T.I.

Mit der regelmäßigen Erhebung eines R.O.T.I. am Ende Deiner RetrospektivenWorkshops oder sonstigen Meetings, machst Du deren Nützlichkeit vergleichbar. Verglichen wird dabei das subjektive Empfinden der Teilnehmer für das Verhältnis aus eingesetzter Zeit und erreichten Ergebnissen.

So funktioniert das R.O.T.I

Bereite ein Flipchart vor, auf dem Du eine Skala mit Werten von 1 bis 5 notierst. Erkläre den Teilnehmern die Bedeutung der Werte und lasse sie z.B. beim Verlassen des Raumes einen Klebepunkt bei dem Wert platzieren, der aus ihrer Sicht die Nützlichkeit des Meetings beschreibt. Der R.O.T.I. Wert für Dein Meeting wird dann wie folgt errechnet:

[Anzahl 1] x 1 +

[Anzahl 2] x 2 +

[Anzahl 3] x 3 +

[Anzahl 4] x 4 +

[Anzahl 5] x 5 =

Zwischensumme

Zwischensumme / [Anzahl abgegebene Stimmen] = R.O.T.I. Ergebnis

Ein höheres Ergebnis ist besser, als ein niedriges Ergebnis.

Die R.O.T.I. Skala

Die Werte 1 bis 5 sagen für sich genommen noch nichts aus. Erst mit Deiner Erklärung dazu bekommen sie eine Bedeutung. Daher ist die Formulierung der Erklärung auch wichtig für die Interpretation der Ergebnisse. Eine mögliche Variante wäre diese:

  1. Das war echte Zeitverschwendung! Nie wieder so ein Termin!
  2. Abstufung zwischen 1 und 3.
  3. Die investierte Zeit passt recht gut zur Qualität der Ergebnisse. Der Termin war ganz ok.
  4. Abstufung zwischen 3 und 5.
  5. Die Zeit hätte ich nicht besser investieren können! Ich hätte gerne mehr solche Termine!

Eine andere Möglichkeit sieht so aus:

  1. Die erreichten Ergebnisse stehen in keinem guten Verhältnis zur eingesetzten Zeit!
  2. Abstufung zwischen 1 und 3.
  3. Die erreichten Ergebnisse passen gut zur investierten Zeit.
  4. Abstufung zwischen 3 und 4.
  5. Wir haben deutlich bessere Ergebnisse erzielt, als durch die eingesetzte Zeit zu erwarten gewesen wäre!

Aber natürlich kannst Du auch ganz andere Formulierungen wählen.

Auswirkungen der R.O.T.I. Skala

Vergleiche einfach selber, wie Du bei den beiden Varianten oben abstimmen würdest, wenn Du an Dein letztes Meeting zurückdenkst. 

Die erste Variante ist deutlich emotionaler. Teilnehmer werden sich möglicherweise scheuen die 1 auszuwählen, weil sie denken, sie würden damit den Moderator angreifen. Gleichzeitig ist die Beschreibung für die 5 so gewählt, dass nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die Stimmung im Termin mit in die Bewertung einfließen könnte.

Für die zweite Variante habe ich sehr sachliche und gut vergleichbare Aussagen gewählt. Schon die Aussage bei 3 deutet auf einen erfolgreichen Termin hin. Die Wahrscheinlichkeit, dass niedrigere Werte gewählt werden, als bei der ersten Variante ist deutlich höher.

Wenn Du also den Erfolg mehrerer Termine miteinander vergleichen möchtest, dann solltest Du immer die gleiche Beschreibung dafür wählen.

Die richtige R.O.T.I. Skala

Die richtige Skala gibt es nicht. Sie ist abhängig von Deiner jeweiligen Situation.

Wähle eine Skala, die zu der Kultur Deines Teams oder Unternehmens passt und sei Dir dabei einfach nur bewusst, wie die Werte beschrieben sind und was die Zahlen dann aussagen können. Wenn Du es mit sehr kreativen und unkonventionell denkenden Leuten zu tun hast, dann würden die möglicherweise eine sehr sachliche Skala als langweilig empfinden und keine Lust haben, bei Deinem Workhack mitzumachen. Umgekehrt fühlen sich sehr rational denkende Teilnehmer möglicherweise nicht ernst genommen, wenn die Skala zu emotional beschrieben ist.

Auch der Anlass des Workshops kann unterschiedliche Skalen erfordern. Ein Teambuilding Workshop, der das Team emotional näher zusammen bringen und die Stimmung im Team verbessern soll passt vielleicht weniger gut zu einer sehr sachlichen Skala, als eine Krisensitzung, die wichtige Maßnahmen zur Ergebnissicherung liefern soll.

R.O.T.I – geheim oder öffentlich?

Wird die R.O.T.I. Abfrage öffentlich gemacht, so dass jeder sieht, was die anderen auswählen, dann sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ausreißer sichtbar werden. Es gehört ein bisschen Mut dazu die einzige 1 zu kleben, wenn alle anderen für 4 oder 5 abgestimmt haben. Daher kann es hilfreich sein, geheim abzustimmen. Du kannst zum Beispiel kleine Zettel verteilen und die Teilnehmer bitten eine Zahl zwischen 1 und 5 darauf zu notieren und den Zettel in einen Karton zu werfen. Die eigentliche Auswertung machst Du dann nach dem Termin. So sind alle Stimmen unbeeinflusst von den Meinungen der anderen Teilnehmer.

Bei einer öffentlichen Abstimmung kannst Du nach Gründen für die Einschätzung fragen, was bei einer geheimen Abstimmung nicht möglich ist. Frage aber lieber nicht „Warum hast Du mit zwei abgestimmt?“, sondern lieber „Was hat Dir gefehlt, um mit vier abstimmen zu können?“ So kannst Du besser lernen, was beim nächsten Mal anders laufen sollte.

Du siehst: Auch hier gibt es kein richtig oder falsch. Überlege Dir einfach, welcher Effekt Dir wichtiger ist und entscheide danach, wie Du Dein R.O.T.I. machst!


Tipp

Ich sage bei der R.O.T.I Abfrage immer, dass es dabei nicht darum geht, mich persönlich zu bewerten. So sind die Teilnehmer eher bereit ehrlich zu sagen, wenn sie die Zeit als nicht gut investiert ansehen.

Eine sehr schnelle und einfache Variante des R.O.T.I. ist das „Schere, Stein, Papier“ R.O.T.I.. Das Spiel „Schere, Stein, Papier“, bei dem die Spieler mit ihren Händen ein paarmal hin und her schwingen und auf Kommando wahlweise eine Faust (Stein), flache Hand (Papier) oder zwei Finger (Schere) zeigen kennt vermutlich jeder. Beim „Schere, Stein, Papier“ R.O.T.I. lässt Du die Teilnehmer ihre Hand hinter dem Rücken verstecken, rufst dann „Auf los geht’s los!“ und lässt die Teilnehmer bei „los!“ eine Hand mit so vielen ausgestreckten Fingern in die Luft recken, wie sie Punkte für Dein R.O.T.I. vergeben möchten. Du zählst dann nur noch die Anzahl der Einer, Zweier, etc. und notierst die Ergebnisse auf einem Flipchart. Dann kannst Du das R.O.T.I. Ergebnis berechnen.

Vorteil: Du hast eine zwar nicht geheime, aber relativ unbeeinflusste Abstimmung, die darüberhinaus auch noch ziemlich wenig Zeit benötigt. Wenn die Kultur in der Gruppe es zulässt, kannst Du dann noch von Vertretern derjenigen, die extrem niedrig oder hoch abgestimmt haben, eine kurze Begründung erfragen.


Nicht immer fällt es Teilnehmern leicht, in einer Gruppe Stellung zu beziehen. Aber anonyme Abstimmungen oder Umfragen sind häufig umständlich oder machen wenig Spaß. Nächstes Mal zeige ich Dir ein Tool, wie Du Anonymität und Spaß sowohl für kleine, als auch große Gruppen verbinden kannst!

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