Rolle Rückwärts – Arbeiten im Homeoffice

Für viele Menschen, die im Büro arbeiten erscheint Homeoffice erst einmal gar nicht so schwierig. Aber komplett von zu Hause ist schon anders, als nur gelegentlich und nicht mit dem ganzen Team oder dem gesamten Unternehmen. Es sieht ja leider auch nicht so aus, als würde das in ein paar Tagen wieder vorbei sein. Daher teile ich hier ein paar Erkenntnisse. Vielleicht ist das hilfreich für Dich.

Kommunikation über die Distanz funktioniert anders, als wenn die Beteiligten im selben Raum sitzen. Kommunikation findet nicht nur inhaltlich statt. Tonfall, Körpersprache und Gesichtsausdrücke übermitteln in Präsenzveranstaltungen wichtige Informationen, die uns helfen, das gesprochene Wort richtig zu Interpretieren. Bei virtuellen Besprechungen geht ein Teil davon verloren. Je emotionaler das Thema ist, desto wichtiger ist es, möglichst viele dieser Eindrücke zu erhalten.

E-Mail und Chat sind also eher geeignet rein sachliche Informationen zu transportieren. Sobald die Inhalte darüber hinaus gehen, solltest Du mindestens zum Telefon greifen, besser noch eine Videokonferenz machen! Könnt ihr euch auch zeitlich nicht synchronisieren, nimm mit Deinem Smartphone eine Videobotschaft auf und schicke sie an den oder die Adressaten.

Nein, ich mache jetzt keine Empfehlungen für ein technisches Tool. So ein Tool ist zwar nötig, aber solange es grundsätzlich funktioniert ist es nicht entscheidend, ob Du Teams, Zoom, Hangouts oder was auch immer nutzt. Viel wichtiger ist, was Du damit machst!

Kommunikation ausschließlich über ein Tool ist für die meisten von uns eher ungewohnt und daher anstrengend. Sorge also dafür, dass sich die Besprechungen nicht unnötig in die Länge ziehen. Was Du dazu brauchst, sollte eigentlich immer gelten, wird aber viel zu häufig nicht bedacht:

• Erstelle eine Agenda für Dein Meeting.
• Plane für jeden Agendapunkt, wie lange er dauern soll.
• Teile die Agenda vor der Besprechung mit den Teilnehmenden.
• Sorge dafür, dass nur diejenigen dabei sind, die etwas beitragen können.
• • Wer eingeladen ist und das Gefühl hat nichts beitragen zu können, sollte nicht teilnehmen oder vorab nach dem Grund für seine Teilnahme fragen.
• Bestimme jemanden, der auf die Einhaltung der geplanten Zeiten achtet.
• Notiere Entscheidungen und Maßnahmen, die das Ergebnis der Besprechung sind und bestimme jeweils eine*n Verantwortliche*n für deren Umsetzung.

Die Situation im Homeoffice ist für viele eine Mehrfachbelastung. Neben dem Job müssen auch noch Kinder betreut und ältere Verwandte versorgt werden, die nicht selbst einkaufen sollten. In einem früheren Blogbeitrag habe ich schon einmal beschrieben, warum ein tägliches Stand-Up Meeting sinnvoll ist.

In der aktuellen Situation kommt noch ein zusätzlicher Aspekt hinzu: Die menschliche Nähe im Team! Nutzt den regelmäßigen Austausch um in die Runde zu fragen, wie es euch geht, ob jemand Unterstützung braucht. Nutzt auch hierfür Video und seht genau hin. Geht es wirklich allen so gut, wie sie behaupten? 

Für die Unternehmenskultur, aber häufig auch für den informellen Informationsfluss sind in vielen Unternehmen die Kaffeeküchen oder Raucherecken sehr wichtige Komponenten. Hier sprechen alle über privates, aber auch berufliches. Fehlt dieser Austausch kann das sehr schnell sehr negative Auswirkungen auf die Unternehmenskultur, aber möglicherweise auch auf das Funktionieren des Unternehmens haben. Viele Unternehmen funktionieren vor allem auch durch das sehr gut, was „auf dem kurzen Dienstweg“ geregelt wird.

In Zeiten von Corona treffen wir uns in keiner Kaffeeküche. Daher überlegt doch, ob ihr eure Pausen nicht vielleicht doch gemeinsam verbringt, in dem ihr dafür einen Videochat startet und jeder mit seinem Kaffee in der Hand erzählt, was sonst eben auch beim Kaffee erzählt würde. Vielleicht könnt ihr so einen Kaffeeküchenchat sogar dauerhaft geöffnet halten, so dass jeder dort einfach mal zufällig vorbeischauen kann, wie im richtigen Leben :-).

Für Führungskräfte kann sich so eine Homeoffice Situation leicht nach Kontrollverlust anfühlen. Es ist jetzt nicht mehr möglich, mal eben bei den Mitarbeitern vorbeizugehen und zu gucken, was die gerade so machen. Das Thema Selbstorganisation wird im Homeoffice noch viel wichtiger, als es in unserer schnellebigen VUCA Welt ohnehin schon ist.

Aber jetzt einfach nur noch Ziele vorzugeben und alles laufen zu lassen wird nicht funktionieren, wenn Dein Team bisher gewohnt war, eher eng geführt zu werden. Lies dazu gerne auch noch einmal meinen Artikel zum Delegation Board. Zwar kannst Du über die Distanz kein für alle Teammitglieder sichtbares Board an eine Wand hängen; aber Du kannst ein Dokument an Dein Team schicken, auf dem das Delegation Board zu sehen ist und Du kannst Deine Mitarbeiter*innen dazu anhalten, mit Dir über den Grad des delegierens zu sprechen, der für eure jeweilige Konstellation passt.

Neben den oben angesprochenen Stand-Ups versuche wenigstens einmal am Tag mit jedem Teammitglied zu sprechen. Unter vier Augen öffnen sich manche Menschen eher und Du erfährst möglicherweise leichter, wo der Schuh drückt und wie Du oder das Team unterstützen kannst.

Versuche nicht den gewohnten Alltag möglichst 1:1 zu virtualisieren. Nutze die Chance Prozesse zu hinterfragen. Gehe kreativ mit Tools um, die ohnehin zur Verfügung stehen. Mache regelmäßig Retrospektiven mit dem Team, um zu sehen, was gut läuft und was optimiert werden kann. Das geht auch über die Distanz! Wenn Du dabei Unterstützung brauchst, melde Dich gerne bei mir!

Worüber ich als nächstes schreibe, weiß ich heute noch nicht. Die Welt verändert sich gerade so schnell. Ich lasse mich selbst überraschen. Hast Du ein Thema bei dem ich Dir helfen kann bzw. über das ich schreiben soll?

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